Управление фитнес-центром

  1. В состав продукта входит:
      1. Доставка и установка в пределах МКАД (за МКАД-ом, возможно удаленное подключение и установка)
      2. Настройка продукта под специфику учета клиента
      3. Обучение работе с продуктом
      4. Консультации в процессе работы
      5. Бесплатная демонстрация продукта (в офисе или удаленно)
item-help-demo-ico Заказать демонстрацию
item-help-case-ico Заказать консультацию,
доработку, обслуживание
item-help-help-ico Задать вопрос

Общее описание

Программа «Управление фитнес-центром» предназначена для автоматизации оперативного управленческого учета организаций, предоставляющих услуги аренды помещений для занятия спортом.

Основные функциональные возможности:

  • Хранение информации по клиентам и заказчикам
  • Составление и управление расписанием индивидуальных и групповых занятий
  • Формирование и управление составом групп
  • Формирование календаря расписания
  • Учет загрузки помещений для проведения занятий
  • Учет дополнительных услуг
  • Учет оплаты занятий
  • Учет загрузки тренерского состава
  • Анализ начислений и оплат
  • Учет деятельности магазина и кафе

 

Функциональные блоки

«Управление фитнес-центром» можно разделить на три функциональных блока:

Расписание

В этом блоке реализуются механизмы создания графиков работы персонала и посещений клиентов, в т.ч.:

  • Формирование расписания работы помещений, на которых проводятся занятия
  • Формирование расписания занятий групп
  • Формирование расписания клиентов
  • Формирование расписания тренеров для групп и индивидуальных занятий
  • Формирование общего рабочего календаря для помещений
  • Учет загруженности помещений
  • Учет загрузки тренеров
  • Учет выполнения занятий

 

Учет оплаты

В этом блоке формируются основные документы. Учет оплаты включает в себя

  • Формирование договоров на оказание услуг
  • Формирование абонементов на посещение занятий
  • Формирование счетов на оплату
  • Формирование документов поступления оплаты
  • Формирование акта выполненных работ
  • Управление скидками
  • Финансовые отчеты

 

Связь с клиентами

Блок содержит инструментарий для работы с

  • SMS-оповещением
  • E-mail-рассылки

 

Магазин и кафе

В блоке присутствуют средства

  • Управления запасами
  • Управления закупками
  • Управления складом

 

Общая схема

Работа с программой сводится к нескольким несложным процедурам:

На этапе формирования графиков работы помещений задается время, допустимое для записей занятий. После этого заполняются графики групповых занятий.

Когда приходит клиент, создается новый абонемент на посещение занятий. Если клиент записывается в группу, то график его посещений будет совпадать за графиком занятий группы. Если клиент арендует помещение (или другой спортивный объект) для индивидуального занятия или сплита, то создается соответствующий график занятий.

Оплата по абонементу может происходить как сразу за все занятия, так и по графику оплаты.

После этого формируется календарь занятий по помещениям, на котором отображаются все запланированные и отработанные занятия.

Для учета рабочего времени тренеров предусмотрена возможность формирования табеля учета рабочего времени.

На основании введенных данных формируются отчеты по выработке помещений, занятиям тренеров и клиентов и финансовые отчеты, включающие в себя отчеты по начислениям и выручке.

 

Хранение информации о клиентах

3

В справочнике «Клиенты» хранится основная информация о клиентах:

  • Паспортные данные
  • Контактная информация
  • Участие в любительском клубе
  • Активность клиента
  • Информация о заказчике (заказчиком может быть как сам клиент, так и другое физическое или юридическое лицо)

 

Из электронной карточки клиента доступна информация о

  • Списке абонементов клиента, заключенных договорах
  • Взаиморасчетах с клиентом
  • Расписании занятий клиента

 

459_image

Предусмотрена возможность хранения информации о клубных картах, скидках и условиях их предоставления

5

 

Расписание

Формирование расписания

Для составления расписания вводятся графики работы помещений. Эти графики учитываются при составлении расписания групп и индивидуальных занятий. Графики работы помещений определяют время, на которое можно назначать занятия, если помещение не занято.

Такие графики могут быть заданы для не только для спортивных помещений, но и для массажных кабинетов, кабинетов психолога или спортивного консультанта, VIP-раздевалок и т.д.

Таким образом, можно планировать занятость различных видов помещений.

1

 

После заполнения графиков работы помещений могут быть заполнены графики занятий групп. Группе может быть назначено время занятия только на период работы помещения и только на промежутки времени, свободные от других занятий.

2

Для ввода индивидуальных занятий и сплита вводятся отдельные записи. В таких записях могут быть указаны данные, относящиеся к этой записи:

  • Клиент
  • Сотрудник
  • Услуга
  • Абонемент (если есть)
  • Документ оплаты (если есть)
  • Время начала
  • Время окончания и т.д.

 

3

В случае ввода расписания процедур (массаж, консультации и пр.) расписание вводится аналогично:

4

 

Редактирование расписания

Для изменения расписания используется помощник редактирования, который показывает данные записи, которую следует изменить и поля для заполнения новой записи.

5

Для перевода клиента в другую группу используется помощник перевода. При переводе указываются записи, которые необходимо прикрепить к другой группе и сами записи новой группы. При этом контролируется наполненность группы и количество занятий.

11

В конце рабочего дня помещения производится процедура закрытия дня. В ходе выполнения все запланированные и не отмененные (перенесенные) записи устанавливаются в статус «Выполнено». Эта отметка необходима для формирования сведений о фактически выполненных занятиях.

12

Календарь занятий

На календаре занятий графически отображаются занятия на шкале времени в разрезе помещений и дней. Редактирование расписание доступно прямо из формы календаря.

Расписание может быть выведено для всех помещений, введенных в систему или для нескольких выбранных.

При этом система контролирует формирование записей таким образом, что нельзя назначить одного тренера на два занятия в одно и то же время.

6

 

Календарь занятости сотрудников

На календаре занятости сотрудников отображаются занятия (процедуры) на шкале времени в разрезе дней и сотрудников.

7

 

Выработка помещений

Отчет показывает количество отработанных на объектах часов в разрезе номенклатуры по дням, неделям и в целом за период.

Отчет может выводиться для произвольного набора помещений и услуг.

8

 

Занятия клиентов

Отчет показывает количество посещенных, отмененных и перенесенных часов за период в разрезе клиентов.

9

 

Занятость сотрудников

Отчет показывает количество отыгранных, отмененных и перенесенных часов за период в разрезе тренеров.

17

Учет рабочего времени тренеров

Предусмотрена возможность формирования табеля учета рабочего времени с последующей выгрузкой в программу «1С: Зарплата и управление персоналом».

10

После формирования документа можно распечатать унифицированную форму Т-13.

19

Документы и учет оплаты

20

Документы

При формировании договора о выполнении работ создается абонемент на посещение занятий на объектах. В документе указываются данные о клиенте и заказчике, условиях оплаты.

21

При необходимости на основании документа «Абонемент» может быть сформирован счет на оплату.

22

Факт оплаты регистрируется документами Приходный кассовый ордер

23

или Поступление безналичных денежных средств

24

После поступления оплат и оказания услуг из Абонемента может быть сформирован документ Реализация товаров и услуг

25

Из документа реализации может быть распечатан Акт выполненных работ

26

Оплата групповых занятий

Отчет показывает информацию об оплате по абонементам для групповых занятий.

27

Динамика поступлений денежных средств и выручки

Отчет графически показывает динамику поступлений денежных средств и выручки от основной деятельности по дням

28

Выручка от видов деятельности

Отчет графически показывает динамику выручки от основной деятельности по месяцам в разрезе услуг

29

Фактические доходы по услугам

Отчет показывает фактические доходы по услугам по месяцам за период.

30

Бюджет доходов и расходов

Отчет отражает выручку от видов деятельности и отклонение сумм выручки от запланированных. План вводится отдельным документом в разрезе статей бюджета доходов и расходов.

31

Свод начислений

Отчет показывает суммы оплаты, начислений, количество часов по месяцам за период.

32

Связь с клиентами

В программе предусмотрена возможность групповой рассылки сообщений, использование шаблонов сообщений..

SMS-рассылка

Для осуществления SMS-рассылки в программу интегрирован модуль «1С-Рарус: SMS Коммуникатор для sms4b.ru»

33

E-mail-рассылка

Для оповещения по E-mail используется встроенный в 1С почтовый клиент. Для быстрого подбора клиентов в рассылку можно использовать отборы по группе, виду абонемента, членству в клубе, активности.

34

 

Магазин и кафе

Кроме управленческого учета работы спортивных объектов, программа позволяет автоматизировать следующие направления деятельности:

Управление запасами

Функционал программы по управлению запасами позволяет решать следующие задачи:

  • Обеспечение товаров по текущим заказам и для пополнения складских запасов согласно заданным правилам, в т.ч. с учетом статистики продаж.
  • Долгосрочное планирование закупок и формирование заказов по планам закупок.

 

Управление закупками

Возможности программы по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.

Программа позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.

Управление складом

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

  • управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
  • вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
  • детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;
  • учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.);
  • задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.);
  • учитывать ГТД и страну происхождения;
  • оформлять операции сборки/разборки товаров;
  • резервировать товары.

 

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.

При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера – возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.